Algemene voorwaarden

Artikel 1. Definities

Onder “opdrachtnemer” wordt verstaan de maatschap Basisnotarissen. Opdrachtnemer is een maatschap van besloten vennootschappen ("de maten"). Opdrachtnemer is ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 09185238. Basisnotarissen.nl Achterhoek is een onderdeel van opdrachtnemer.
Onder “notaris” wordt verstaan de notaris, zijn waarnemer, zijn toegevoegd notaris en zijn kantoorgenoten, die (mede) met de uitvoering van de werkzaamheden in het kader van de opdracht zijn belast.
Onder “opdrachtgever” wordt verstaan de natuurlijke perso(o)n(en) of rechtsperso(o)n(en) die (mede) opdracht geeft/geven tot dienstverlening, alsmede diens wederpartij(en).
Onder “opdracht” wordt verstaan de overeenkomst in de zin van artikel 7:400 Burgerlijk Wetboek (hierna: “BW”), waarbij de notaris zich verplicht tot het verrichten van bepaalde diensten.
Onder “kwaliteitsrekening” wordt verstaan een bijzondere rekening als bedoeld in artikel 25 van de Wet op het notarisambt.

Artikel 2. Toepassingsbereik

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle vormen van dienstverlening van de opdrachtnemer. Behalve deze algemene voorwaarden zijn op de dienstverlening van Basisnotarissen.nl Achterhoek ook de “Spelregels” van Basisnotarissen.nl Achterhoek van toepassing.

Het niet-weersproken in ontvangst nemen van een door de notaris ter hand gestelde opdrachtbevestiging impliceert in ieder geval de erkenning van het verlenen van die opdracht en de aanvaarding van het van toepassing zijn van de onderhavige algemene voorwaarden en voor de dienstverlening van Basisnotarissen.nl Achterhoek ook de aanvaarding van de “Spelregels” van Basisnotarissen.nl Achterhoek.

Artikel 3. Uitvoering van de opdracht

Alle opdrachten worden, met terzijdestelling van de artikelen 7:404 BW en 7:407 lid 2 BW, uitsluitend aanvaard en uitgevoerd door de opdrachtnemer ten behoeve van de opdrachtgever. Indien een notaris van Basisnotarissen via een rechtspersoon deel uitmaakt van de maatschap, geldt de maatschap als enige opdrachtnemer.

De opdrachtgever verschaft de opdrachtnemer naar beste weten en kunnen de informatie die de opdrachtnemer nodig heeft voor de juiste uitvoering van de opdracht.
De opdrachtnemer is bevoegd bij de uitvoering van de opdracht voor rekening van de opdrachtgever derden in te schakelen.
De opdrachtnemer zal bij de uitvoering van de aan hem verleende opdrachten, bij de uitvoering van alle werkzaamheden en bij de selectie van door hem in te schakelen derden de zorg van een goed opdrachtnemer in acht nemen.
Een aanvaarde opdracht leidt tot een inspanningsverbintenis en niet tot een resultaatverbintenis zijdens de opdrachtnemer.
Bij de uitvoering van de opdracht zal de notaris naast diens overige wettelijke verplichtingen en de Verordening Beroeps- en Gedragsregels vastgesteld door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie, onder meer het bepaalde in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) in acht nemen, waaronder het houden van een cliëntenonderzoek en het melden van ongebruikelijke transacties.

Artikel 4. Inschakeling derden

Opdrachtnemer zal bij de inschakeling van niet in zijn organisatie werkzame derden (waaronder advocaten, procureurs, accountants, belastingadviseurs, schade-experts, deurwaarders, deskundigen, adviseurs of dienstverleners) de nodige zorgvuldigheid in acht nemen.

Opdrachtnemer en notaris zijn echter niet aansprakelijk voor fouten of tekortkomingen van deze derden. Opdrachtnemer is gerechtigd eventuele aansprakelijkheidsbeperkingen van door zijn ingeschakelde derden mede namens zijn opdrachtgever(s) te aanvaarden.

Artikel 5. Aansprakelijkheid

De notaris en opdrachtnemer zijn verzekerd tegen beroepsaansprakelijkheid. De aansprakelijkheid van de notaris en de opdrachtnemer zijn beperkt tot het bedrag dat krachtens door de notaris afgesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekeringen wordt uitgekeerd, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico, waarbij het totaal van deze bedragen is beperkt tot een maximum van € 25.000.000,- per gebeurtenis per notaris per jaar en een jaarmaximum van € 50.000.000,- per notaris per verzekeringsjaar en voorts onder van toepassing verklaring van de door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie voor de beroepsaansprakelijkheid van notarissen opgestelde algemene voorwaarden, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en de Rechtbank Den Haag.

Verzekerd zijn notarissen, toegevoegd notarissen, waarnemend (kandidaat-) notarissen, oud notarissen en erfgenamen van overleden (oud-)notarissen.
Deze aansprakelijkheidsbeperkingen zijn mede gemaakt ten behoeve van de toegevoegd notaris(sen) en waarnemer van de notaris en allen die op zijn kantoor werkzaam zijn, zodat dezen zich evenzeer op deze aansprakelijkheidsbeperkingen kunnen beroepen.
De aansprakelijkheidsbeperking geldt ook indien de notaris en/of de opdrachtnemer ten onrechte zijn diensten heeft geweigerd en hieruit schade is voortgevloeid.
De aansprakelijkheidsbeperkingen gelden ook voor fouten in het geval de notaris en/of de opdrachtnemer aansprakelijk is voor door de notaris en/of de opdrachtnemer ingeschakelde derden of voor het niet deugdelijk functioneren van de door de notaris in de uitvoering van de opdracht gebruikte apparatuur, software, gegevensbestanden, registers of andere zaken of gegevensdragers, geen uitgezonderd.
Indien, om welke reden dan ook, geen verzekeringsuitkering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid van de opdrachtnemer en de notaris jegens opdrachtgevers beperkt tot het door opdrachtnemer in verband met de betreffende opdracht in rekening gebrachte honorarium.
De opdrachtnemer en de notaris zullen nimmer aansprakelijk zijn voor schade die een opdrachtgever heeft geleden, lijdt of zal lijden door of in verband met het feit dat de opdrachtnemer of de notaris de identificatieprocedure als bedoeld in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) nog niet heeft kunnen afronden, tenzij sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van de opdrachtnemer of de notaris.
De opdrachtnemer en de notaris zullen nimmer aansprakelijk zijn voor schade die een opdrachtgever heeft geleden, lijdt, of zal lijden ten gevolge van een ten onrechte gedane melding in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT), tenzij sprake is van grove schuld of opzet aan de zijde van de opdrachtnemer of de notaris.

Artikel 6. Opdrachtgever

In geval een opdracht wordt verstrekt door meer dan één persoon, is ieder van hen hoofdelijk aansprakelijk voor al hetgeen uit hoofde van die opdracht verschuldigd is.

In geval van overlijden van de opdrachtgever gaan zijn rechten en verplichtingen over op zijn rechtverkrijgenden onder algemene titel.
Ingeval een opdracht wordt verstrekt door een natuurlijk persoon namens een rechtspersoon, is indien deze natuurlijke persoon beschouwd kan worden als de (mede-)beleidsbepaler van die rechtspersoon, deze natuurlijke persoon tevens in privé opdrachtgever. Bij wanbetaling door de rechtspersoon is hij derhalve in privé aansprakelijk voor de betaling van de declaratie, onverschillig of de declaratie, al dan niet op verzoek van de opdrachtgever, ten name van een rechtspersoon is gesteld dan wel ten name van de opdrachtgever als natuurlijk persoon.
De notaris is gerechtigd om de afschriften van verleden akten niet eerder af te geven aan de betreffende partijen bij de akte, dan nadat de declaratie met betrekking tot de betreffende opdracht volledig is voldaan.

Artikel 7. Bewaring stukken

Notariële akten worden te allen tijde op papier bewaard. De overige delen van het protocol zoals kaartsystemen worden in digitale vorm bijgehouden.

De notaris registreert en bewaart persoonsgegevens van de opdrachtgever. Door het verstrekken van de opdracht aan de notaris geeft de opdrachtgever daarmee uitdrukkelijk toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens van de opdrachtgever. De notaris behandelt deze persoonsgegevens in overeenstemming met de Wet bescherming persoonsgegevens. Wanneer deze wet vervalt per 25 mei 2018, zal de notaris de persoonsgegevens behandelen in overeenstemming met de (Europese) Algemene Verordening Gegevensbescherming.
De dossiers waarin de notaris werkzaamheden in het kader van de opdracht heeft verricht met alle daartoe behorende overige documenten worden digitaal gearchiveerd. Fysieke stukken die de notaris ter zake van de opdracht onder zich heeft gekregen worden digitaal door de notaris bewaard. Op verzoek van de opdrachtgever en voor zover wettelijk toegestaan kunnen fysieke stukken die de notaris ter zake van de opdracht onder zich heeft gekregen terstond na de beëindiging van de betreffende opdracht aan de opdrachtgever worden teruggegeven. Na digitale vastlegging en archivering worden deze fysieke stukken en overige fysieke documenten vernietigd door een gecertificeerd archiefvernietigingsbedrijf waarbij waarborgen worden verleend in verband met de geheimhoudingsplicht.

Artikel 8. Betaling en incassokosten

Voor de dienstverlening zullen de op het kantoor van opdrachtnemer voor die diensten gebruikelijke (uur)tarieven in rekening worden gebracht, tenzij tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer (schriftelijk) anders is overeengekomen. Wanneer meer werkzaamheden dan de gebruikelijke worden verricht is de opdrachtnemer bevoegd een hoger bedrag dan het overeengekomene in rekening te brengen. Indien dit meerwerk naar het uitsluitend oordeel van de opdrachtnemer veroorzaakt wordt door- dan wel zijn oorzaak vindt bij - één partij, is de opdrachtnemer bevoegd ter zake van dit meerwerk aan die partij te declareren, onverminderd de aansprakelijkheid van zijn wederpartij jegens de opdrachtnemer.

Het verschuldigde honorarium ter zake van notariële akten en de eventuele verschotten evenals overige kosten en belastingen dienen, tenzij anders vermeld, uiterlijk op de datum van het verlijden van de betreffende akte, doch uiterlijk voor het tijdstip van het passeren ervan, in het bezit te zijn van de notaris.
De opdrachtnemer is bevoegd tussentijds te declareren en/of voorschotten in rekening te brengen.
Betalingen op basis van (tussentijdse) declaraties dienen door de opdrachtnemer, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, te zijn ontvangen binnen 14 dagen na verzending of overhandiging van de declaratie.
Opdrachtnemer is bevoegd het te declareren bedrag in te houden op een uit te keren waarborgsom (al dan niet krachtens een bankgarantie) of depotbedrag die/dat gestort is op zijn kwaliteitsrekening. Opdrachtnemer is bevoegd het te declareren bedrag in te houden op een uit anderen hoofde, al dan niet vanuit de kwaliteitsrekening, aan de opdrachtgever uit te keren bedrag zonder verkregen toestemming van de schuldenaar.
Ook werkzaamheden die verricht worden zonder dat deze uiteindelijk gaan leiden tot een notariële akte, vallen onder de opdracht. Opdrachtnemer is bevoegd ter zake van die werkzaamheden, alsmede na een ingetrokken opdracht aan de opdrachtgever te declareren op basis van de door de notaris en de betreffende medewerkers en eventuele derden aan de opdracht bestede tijd tegen de bij opdrachtnemer gebruikelijke uurtarieven, tenzij tussen de opdrachtgever en de notaris schriftelijk anders is overeengekomen. Kosten en verschotten moeten altijd worden vergoed.
Bij gebreke van tijdige betaling behoudt de notaris zich het recht voor de wettelijke rente en eventuele binnen- en buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen.
Per 1 juli 2012 is de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK) in werking getreden. Deze wet is van toepassing op opdrachten van consumenten. Opdrachtnemer past deze wet toe en brengt met inachtneming van de in de wet gemelde formaliteiten en procedures buitengerechtelijke incassokosten in rekening gekoppeld aan de hoogte van de onbetaalde hoofdsom.
Bij gebreke van tijdige betaling indien sprake is van levering van goederen of diensten tussen natuurlijke of rechtspersonen die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf (handelsovereenkomst) is de afnemer van rechtswege rente verschuldigd, zonder dat daartoe enige aanmaning is vereist, gelijk aan de bijzondere wettelijke rente als bedoeld in artikel 6:119a BW of een daarvoor in de plaats komende regeling.
In geval door wetswijziging of welke andere oorzaak ook lopende de opdracht een wijziging in de kosten, verschotten, belastingen of andere leges plaatsheeft, is opdrachtnemer bevoegd de gewijzigde bedragen in rekening te brengen en is de opdrachtgever verplicht de gewijzigde bedragen aan hem te voldoen.
Eventueel verschuldigde negatieve rente over gelden die op de kwaliteitsrekening worden aangehouden, zal door de opdrachtgever aan opdrachtnemer moeten worden vergoed.
Het uitbetalen van gelden aan rechthebbenden geschiedt volgens de richtlijnen en beleidsregels van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie. Bij registergoed(eren) transacties wordt alleen geld uitgekeerd aan degene die als partij optreedt bij de akte en aanspraak kan maken op de uitbetaling op grond van de rechtshandeling die in de akte is neergelegd. Uitzonderingen op deze regel zijn slechts toegestaan ingeval de beleidsregels van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie dit aangeven.
Het is niet toegestaan dat partijen in de akte hun vordering op de notaris cederen of verpanden aan derden, aangezien het de notaris ook in dat geval op grond van vorenstaande beleidsregels niet is toegestaan aan anderen dan partijen bij de akte gelden over te maken. Dergelijke cessies en verpandingen sorteren derhalve geen enkel effect jegens de notaris. Ook bij andersoortige transacties zal de notaris handelen in de geest van vorenbedoelde richtlijnen en beleidsregels.

Artikel 9. Aanspraken

Derden kunnen aan de verrichte werkzaamheden en de resultaten daarvan geen rechten ontlenen.
De opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer voor alle aanspraken van derden en is gehouden aan opdrachtnemer te vergoeden de redelijke kosten van verweer tegen dergelijke aanspraken.

Artikel 10. Klachtenregeling

Opdrachtnemer hanteert een klachtenreglement. Dit klachtenreglement is op verzoek van de opdrachtgever kosteloos verkrijgbaar.
Voorts is een Klachten- en Geschillenregeling Notariaat van toepassing. Meer informatie hieromtrent is te vinden op knb.nl en www.degeschillencommissie.nl.
Alle aanspraken van opdrachtgevers en derden vervallen, indien deze niet schriftelijk en gemotiveerd zijn ingediend bij opdrachtnemer binnen drie maanden nadat de opdrachtgever respectievelijk de derde bekend was, of redelijkerwijze kon zijn, met de feiten waarop hij zijn aanspraak baseert.

Artikel 11. Toepasselijk recht en geschillen

Alle geschillen zullen uitsluitend worden beslecht door de bevoegde Nederlandse rechter of de Geschillencommissie.
Op de dienstverlening en de eventuele aansprakelijkheidstelling van opdrachtnemer of de notaris is alleen Nederlands recht van toepassing.

Artikel 12. Taal

Deze algemene voorwaarden zijn in het Nederlands, Duits en Engels opgesteld. Bij afwijkingen tussen de Nederlandse en de Duitse en/of Engelse tekst, zal de tekst van de Nederlandse versie bindend zijn.
Op verzoek kunnen deze algemene voorwaarden in een andere taal aan de opdrachtgever ter beschikking worden gesteld. De kosten van vertaling zijn voor rekening van de opdrachtgever.

Artikel 13. Toepassingsgebied algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden zijn mede gemaakt ten behoeve van de maten en hun bestuurders, de ex-maten en hun bestuurders, en al degenen die, al dan niet krachtens arbeidsovereenkomst, voor hen of voor de maatschap werkzaam zijn of waren en hun erfgenamen.

Deze algemene voorwaarden zijn op 23 januari 2018 gedeponeerd bij de griffie van de Rechtbank Gelderland, locatie Arnhem, onder aktenummer 3/2018.